Digitalizarea relațiilor de muncă: REGES-ONLINE, noul registru general de evidență a salariaților

La data de 31 martie 2025 a fost publicată în Monitorul Oficial nr. 279 Hotărârea Guvernului nr. 295/2025 privind Registrul general de evidenţă a salariaţilor – REGES-ONLINE, act normativ ce se completează cu dispozițiile Procedurii de acces în vederea completării, transmiterii şi interogării datelor în/din Registrul general de evidenţă a salariaţilor – REGES-ONLINE, aprobată prin Ordinul Inspecției Muncii privind normele tehnice de utilizare REGES, ordin publicat în Monitorul Oficial nr. 430 din data de 09.05.2025.

Prin aceste acte normative a fost stabilită înlocuirea sistemului informatic REVISAL cu platforma REGES-ONLINE, gestionată de Inspecția Muncii, fiind stabilite totodată noi reguli pentru întocmirea și gestionarea Registrului, prin intermediul unei platforme informatice, esențială pentru administrarea contractelor individuale de muncă în România.

Aceste acte normative au menirea de a moderniza și consolida cadrul legal privind Registrul general de evidență a salariaților, impunând o mai mare rigoare în gestionarea informațiilor despre salariați și stabilind sancțiuni mai clare pentru nerespectare.

1. Cine este obligat să utilizeze noul REGES-ONLINE?

Toți angajatorii, indiferent de forma juridică (privată, publică, misiuni diplomatice pentru personalul local), trebuie să folosească noua platformă. Chiar și unitățile fără personalitate juridică (sucursale, agenții) trebuie să-și înființeze și să-și gestioneze propriul Registru dacă au primit competență delegată pentru angajări și pentru operarea Registrului.

2. Ce se înregistrează și cum?

Noul Registru include toate datele istorice din versiunile anterioare ale Registrului și este completat conform prevederilor HG nr. 295/2025, exclusiv prin portalul reges.inspectiamuncii.ro.

Prin urmare, urmează a fi înregistrate următoarele date:

• Date de identificare ale angajatorului și ale salariatului(nume, CNP, cetățenie, NIF).
• Detalii despre contractul de muncă: data încheierii, număr, data începerii activității, funcție/ocupație, tipul contractului (nedeterminat/determinat), durată, loc de muncă (fix/mobil), durata și repartizarea timpului de muncă.
• Salariul de bază lunar brut, indemnizații, sporuri și alte adaosuri.
• Informații specifice: gradul de handicap (dacă este cazul), date despre transfer, detașare (națională sau transnațională), suspendarea și încetarea contractului.

Responsabilitatea completării și corectitudinii datelor revine exclusiv angajatorului, chiar dacă deleagă sarcinile.

Angajatorii pot desemna salariați proprii (prin decizie scrisă) să opereze Registrul, respectând GDPR.

Angajatorii din sectorul privat și entitățile internaționale pot externaliza serviciul de completare și transmitere a datelor către prestatori (PFA, contabili, firme specializate), dar trebuie să înregistreze în sistem datele de identificare ale acestor prestatori și durata contractului de prestări servicii în termen de 3 zile lucrătoare. Prestatorii nu pot subcontracta mai departe aceste servicii.

3. Cum se accesează platforma REGES-ONLINE?

Atât angajații/foștii angajați, cât și angajatorii, pot accesa REGES-ONLINE prin:

• Identitate digitală (aplicația RoeID a Autorității pentru Digitalizarea României).
• Certificat digital calificat.
• Solicitare la ghișeu la inspectoratul teritorial de muncă, pentru o activare temporară sau în cazuri excepționale.

Autorizarea angajatorilor (reprezentanți legali sau împuterniciți) se face fie automat (pentru cei înregistrați la ONRC), fie prin încărcarea de documente justificative (act constitutiv, certificat de înregistrare fiscală, împuternicire notarială/administrativă), semnate digital pentru conformitate. ITM poate respinge cererile de acces neconforme în 3 zile lucrătoare.

4. Cum se obțin extrase din Registru?

Salariații pot obține extrase online (REGES-ONLINE, secțiunea „Registrul pentru Salariați” sau aplicația mobilă „Salariat”), de la Info Kiosk-ul ITM, de la angajator sau direct de la ITM (dacă nu au posibilități tehnice).

Angajatorii obțin extrase prin secțiunea dedicată din aplicația REGES-ONLINE.

5. Sancțiuni pentru nerespectare:

Actul normativ prevede amenzi substanțiale pentru diverse contravenții:

• Neînregistrarea unui salariat (sau transmiterea tardivă a anumitor date): amenzi între 3.000 lei și 8.000 lei per persoană.
• Netransmiterea modificărilor în termen: amenzi între 5.000 lei și 8.000 lei.
• Completarea Registrului cu date eronate/incomplete: amenzi între 3.000 lei și 6.000 lei.
• Neîndeplinirea obligațiilor privind dosarul personal: amenzi între 3.000 lei și 6.000 lei.
• Neînregistrarea inițială în Registru sau netransmiterea datelor vechi în termenul de 6 luni: amenzi între 5.000 lei și 20.000 lei.

Constatarea și aplicarea sancțiunilor se fac de către inspectorii de muncă.

6. Perioada de tranziție:

Există o perioadă de tranziție de 6 luni de la intrarea în vigoare a HG 295/2025. Astfel, până la 30 septembrie 2025, angajatorii sunt obligați să solicite accesul în noul REGES-ONLINE și să completeze toate datele contractelor active care nu au fost deja înregistrate în sistemul vechi (Revisal).

Angajatorii care nu au folosit deloc vechiul Revisal trebuie să utilizeze exclusiv REGES-ONLINE de la bun început.

În timpul perioadei de tranziție, angajatorii care au folosit Revisal-ul vechi pot continua să transmită fișiere RVS doar până la înregistrarea în noua platformă REGES-ONLINE (fără a depăși cele 6 luni).